Leasing maszyn, urządzeń i sprzętu IT czy zakup za gotówkę? Kiedy warto zapłacić odsetki?

Zakup maszyny za gotówkę wydaje się najrozsądniejszą decyzją: firma nie zaciąga zobowiązania, nie płaci odsetek, a sprzęt od pierwszego dnia jest jej własnością. Kłopot zaczyna się wtedy, gdy kilka tygodni później trafia się duże zlecenie, trzeba zatowarować magazyn albo pojawia się nieprzewidziany wydatek. Maszyna pracuje na hali, ale pieniędzy wydanych na jej zakup nie da się już przeznaczyć na nic innego.

Przekonał się o tym właściciel drukarni, który kupił ploter przemysłowy za 250 000 zł w całości z firmowej gotówki. Niedługo później dostał propozycję dużego zlecenia od zagranicznej korporacji, do którego potrzebował 150 000 zł na materiały. Kontrakt był opłacalny, ale firmie zabrakło kapitału obrotowego, dodatkowego finansowania nie udało się zdobyć na czas i zamówienie trafiło do konkurencji. Sam zakup plotera nie był błędem. Błędem okazało się wydanie prawie całej dostępnej gotówki na jeden środek trwały.

Dlatego przy finansowaniu maszyn, urządzeń medycznych czy infrastruktury IT warto porównać zakup za gotówkę z leasingiem operacyjnym. Nawet jeśli leasing oznacza dodatkowe odsetki, może okazać się lepszy dla firmy, która potrzebuje pieniędzy na bieżącą działalność i rozwój.

Zakup maszyny za gotówkę czy leasing? Najpierw policz płynność

Przedsiębiorcy zwykle skupiają się na cenie urządzenia i koszcie finansowania. To ważne, ale przy dużej inwestycji równie istotne jest to, ile pieniędzy zostanie na koncie po zakupie. Zakład produkcyjny, który kupuje nową maszynę CNC, zwiększy moce produkcyjne i będzie mógł przyjmować większe zamówienia. Po przelewie nadal musi jednak kupować materiały, wypłacać wynagrodzenia i regulować zobowiązania, a każdy nowy kontrakt wymaga gotówki, zanim klient zapłaci za gotowy produkt. Zakup za własne środki może więc poprawić możliwości produkcyjne i jednocześnie ograniczyć zdolność firmy do przyjmowania kolejnych zleceń.

Leasing rozkłada ten wydatek na kilka lat. Wnosisz opłatę wstępną, otrzymujesz urządzenie do użytkowania i spłacasz je w miesięcznych ratach, więc możesz zacząć pracę na nowej maszynie bez angażowania całego kapitału w dniu zakupu. Nie znaczy to, że leasing zawsze wygrywa. Firma z dużymi rezerwami i niewielkimi potrzebami inwestycyjnymi spokojnie kupi sprzęt za gotówkę. Jeśli jednak regularnie potrzebujesz kapitału na realizację zleceń, warto dokładnie policzyć obie możliwości.

Jak działa leasing operacyjny maszyn i urządzeń?

W leasingu operacyjnym firma leasingowa kupuje wskazany przez Ciebie przedmiot i oddaje Ci go do używania na określony czas. Przez cały okres umowy właścicielem pozostaje leasingodawca, a Ty płacisz opłatę wstępną i raty, po czym możesz wykupić sprzęt na warunkach ustalonych w umowie. Finansować można znacznie więcej niż samochody: maszyny CNC, plotery przemysłowe, linie produkcyjne, sprzęt medyczny, wyposażenie warsztatów, serwery i komputery dla pracowników (pełną listę znajdziesz w artykule co można wziąć w leasing).

Największą zaletą jest możliwość dopasowania opłaty wstępnej i okresu spłaty do sytuacji firmy, dzięki czemu część pieniędzy możesz przeznaczyć na uruchomienie maszyny, materiały albo inne inwestycje. Liczą się też zasady podatkowe. Przy leasingu operacyjnym spełniającym warunki ustawowe opłata wstępna i raty są kosztem uzyskania przychodu, a przy zakupie za gotówkę droższy sprzęt zwykle trzeba amortyzować.

Zakup sprzętu za 300 000 zł netto – ile trafia w koszty?

Weźmy urządzenie za 300 000 zł netto: laser medyczny, maszynę produkcyjną albo serwer dla firmy IT. Przedsiębiorca płaci 19% podatku liniowego i kupuje sprzęt za gotówkę. Z konta znika 300 000 zł, ale zapłata nie oznacza, że całą kwotę można od razu zaliczyć do kosztów. Środek trwały o wartości powyżej 10 000 zł zwykle się amortyzuje, chyba że firma może skorzystać ze szczególnych zasad, np. z jednorazowej amortyzacji. Dla przykładu przyjmijmy stawkę 20% rocznie, choć rzeczywista stawka zależy od klasyfikacji urządzenia.

Firma wydaje więc 300 000 zł na początku, a w kosztach rozlicza 60 000 zł rocznie. Odpisy obniżają dochód do opodatkowania w kolejnych latach, ale nie przywracają wydanych pieniędzy, bo wydatek gotówkowy i koszt podatkowy pojawiają się w różnym czasie. Skala korzyści zależy przy tym od formy opodatkowania, osiąganego dochodu i możliwości zastosowania szczególnych metod amortyzacji. Jak amortyzacja działa w praktyce, wyjaśniamy w artykule samochód jako źródło kosztów w firmie – jak działa amortyzacja.

Ten sam sprzęt w leasingu operacyjnym – ile gotówki zostaje w firmie?

Teraz to samo urządzenie za 300 000 zł netto, ale w leasingu operacyjnym z opłatą wstępną 10%:

• wartość urządzenia: 300 000 zł netto,
• opłata wstępna: 30 000 zł netto,
• kwota finansowana przez leasingodawcę: 270 000 zł netto.

W dniu uruchomienia finansowania firma nie musi wydawać pozostałych 270 000 zł. Pomijając na potrzeby porównania VAT i koszty dodatkowe, ta kwota zostaje do dyspozycji na materiały, zatrudnienie, rozwój sprzedaży albo rezerwę na bieżące wydatki. To oczywiście nie są darmowe pieniądze, bo kapitał spłacasz w ratach, ale zachowujesz dostęp do gotówki w momencie, w którym zaczynasz inwestycję. Drukarni, której zabrakło 150 000 zł na materiały, takie rozwiązanie mogło uratować kontrakt.

Dlaczego odsetki leasingowe mogą się opłacić?

Załóżmy, że suma opłat w ofercie leasingowej wynosi 115% wartości urządzenia. Przy sprzęcie za 300 000 zł netto oznacza to łącznie 345 000 zł netto, czyli o 45 000 zł więcej niż przy zakupie. Na pierwszy rzut oka gotówka wygrywa, ale odpowiedź zależy od tego, co firma zrobi z pieniędzmi, których nie wydała od razu. Jeśli potrzebuje kapitału na materiały do kolejnych zamówień albo na towar sprzedawany z marżą, leasing pozwala realizować kontrakty, które bez wolnej gotówki byłyby poza zasięgiem.

Leasing sam w sobie nie generuje jednak zysku. Zachowane pieniądze muszą przynieść firmie więcej, niż kosztuje finansowanie. Nie można też dzielić 15% przez cztery lata i traktować wyniku jako oprocentowania 3,75% rocznie, bo to tylko średnia odniesiona do początkowej wartości sprzętu, a rzeczywisty koszt zależy od harmonogramu spłat, wpłaty początkowej i pozostałych warunków. Dlatego porównuję zarówno sumę opłat, jak i wysokość rat oraz korzyść z zachowania gotówki. Czasem zakup za własne środki okaże się tańszy i rozsądniejszy, a czasem koszt leasingu będzie niewielki w porównaniu z przychodem, jaki da dostępny kapitał.

Tarcza podatkowa w leasingu maszyn – jak działa?

Drugim argumentem za leasingiem operacyjnym jest sposób rozliczania kosztów. Przy zakupie za gotówkę wartość maszyny rozliczasz zwykle przez odpisy amortyzacyjne, a w leasingu operacyjnym spełniającym warunki podatkowe do kosztów trafiają opłaty leasingowe, czyli co do zasady opłata wstępna i raty. Koszty rozkładają się więc zgodnie z harmonogramem finansowania. Firma, która ma dobry rok, może rozważyć wyższą opłatę wstępną, np. 30% wartości sprzętu, która po spełnieniu warunków zwiększy koszty uzyskania przychodu. Moment i sposób jej ujęcia ustal jednak z księgowym. Ogólne zasady opisujemy w artykule leasing – korzyści podatkowe.

Koszt podatkowy nie oznacza zwrotu wydanych pieniędzy. Przy stawce 19% wydatek zaliczony do kosztów obniża podstawę opodatkowania, a tym samym podatek, ale urząd skarbowy nie oddaje całej kwoty opłaty leasingowej. Nie ma też sensu zwiększać kosztów tylko po to, żeby zapłacić mniejszy podatek, bo wyższa opłata wstępna nadal wymaga wydania pieniędzy z firmowego konta. Dobrze skonstruowany leasing uwzględnia podatki, ale przede wszystkim odpowiada możliwościom finansowym firmy.

Zakup za gotówkę też może dawać korzyści podatkowe

Zakup za gotówkę nie zawsze oznacza rozliczanie sprzętu przez pięć lat. Przepisy przewidują różne metody amortyzacji, a w określonych sytuacjach możliwa jest amortyzacja jednorazowa, np. w ramach pomocy de minimis. Nie obejmuje ona jednak każdego urządzenia i każdego przedsiębiorcy, bo znaczenie mają status podatnika, klasyfikacja środka trwałego i obowiązujące limity. Przy droższych maszynach warto więc zestawić skutki podatkowe zakupu, leasingu operacyjnego i innych form finansowania, zamiast kierować się hasłem „wrzucisz wszystko w koszty”. Trzeba sprawdzić, kiedy koszt powstanie, w jakiej wysokości i czy firma będzie mogła z niego skorzystać.

Jeśli maszynę już kupiłeś za gotówkę, a teraz brakuje Ci kapitału obrotowego, rozwiązaniem może być leasing zwrotny. Sprzedajesz wtedy sprzęt firmie leasingowej, nadal z niego korzystasz i odzyskujesz część zamrożonych pieniędzy.

Leasing sprzętu medycznego – dlaczego VAT zmienia opłacalność?

Przy sprzęcie medycznym dochodzi kwestia, która potrafi odwrócić wynik porównania ofert, czyli VAT. Część wyrobów medycznych spełniających określone warunki jest objęta stawką 8%, w tym niektóre urządzenia używane w gabinetach i klinikach. O stawce decyduje jednak klasyfikacja konkretnego produktu, więc nie każde urządzenie kupowane przez lekarza automatycznie się w niej mieści.

Załóżmy, że klinika kupuje urządzenie, którego dostawa korzysta z 8% VAT. W klasycznym leasingu operacyjnym finansujący świadczy usługę leasingu, która co do zasady podlega stawce 23%, i właśnie z taką stawką otrzymasz faktury za raty. Czynny podatnik VAT, który odlicza podatek, nie odczuje tego mocno. Inaczej jest w placówce świadczącej usługi medyczne zwolnione z VAT, która nie odliczy podatku naliczonego, więc VAT staje się jej realnym kosztem. Oferta z atrakcyjną ratą netto może wtedy okazać się znacznie droższa, niż zakładano. Przed finansowaniem lasera, aparatu USG czy innego specjalistycznego sprzętu sprawdź więc status VAT placówki i stawkę właściwą dla danego urządzenia.

Pożyczka leasingowa na sprzęt medyczny – kiedy jest lepsza?

Dla placówek bez prawa do odliczenia VAT dobrym rozwiązaniem bywa pożyczka leasingowa. W odróżnieniu od leasingu operacyjnego kupujesz urządzenie na własność już przy zakupie, a instytucja finansowa udziela Ci pożyczki na ten cel. Jeśli sprzęt kwalifikuje się do stawki 8%, zakup rozliczasz z takim właśnie VAT, a sama usługa pożyczki co do zasady korzysta ze zwolnienia. Przy pożyczce amortyzujesz zakupiony sprzęt, odsetki mogą być kosztem podatkowym, a spłata kapitału kosztem nie jest.

Pożyczka leasingowa to nie to samo co leasing finansowy, choć ich rozliczenia mają cechy wspólne. Różnice opisujemy w artykułach czym jest pożyczka leasingowa i co różni ją od leasingu oraz leasing finansowy czy pożyczka leasingowa. Przed wyborem porównaj:

• całkowity koszt pożyczki i leasingu,
• stawkę VAT przy zakupie urządzenia i możliwość jej odliczenia,
• zasady amortyzacji,
• wysokość wpłaty początkowej,
• harmonogram spłat.

Przy droższym sprzęcie medycznym różnica w VAT może mieć większe znaczenie niż niewielka różnica w oprocentowaniu.

Film o leasingu dla JDG na kanale ClickLease

Finansowanie sprzętu firmowego czy innych materiałów dla firmy omawiam również w materiale wideo. Mówię też o różnicach między leasingiem a pożyczką leasingową przy sprzęcie medycznym oraz o finansowaniu komputerów, serwerów i oprogramowania.

Leasing komputerów, laptopów i serwerów dla firmy

Po leasing sprzętu IT sięgają nie tylko firmy technologiczne. Korzystają z niego agencje marketingowe, biura projektowe, software house’y, kancelarie, studia graficzne i zakłady produkcyjne z rozbudowanymi systemami informatycznymi. Finansować można m.in.:

• laptopy i komputery stacjonarne,
• stacje robocze,
• serwery i macierze dyskowe,
• wyposażenie serwerowni,
• inne urządzenia firmowej infrastruktury IT.

Przy większym zespole jednorazowy zakup sprzętu dla wszystkich pracowników to duży wydatek, który leasing zamienia na miesięczne płatności. Kluczowe jest dopasowanie okresu umowy do czasu, przez jaki sprzęt realnie będzie używany. Komputery i serwery szybko się starzeją, więc nie warto wydłużać umowy tylko po to, żeby obniżyć ratę (wybór okresu omawiamy w artykule leasing na 24 czy 84 miesiące). Znaczenie mają też gwarancja producenta, serwis, możliwość wymiany sprzętu i jego wartość po zakończeniu finansowania.

Wykup sprzętu IT i sprzedaż pracownikom

Po zakończeniu leasingu komputerów część firm je wykupuje i dalej używa, a część wymienia na nowe. Zdarza się też, że pracodawca chce sprzedać używane laptopy pracownikom na preferencyjnych warunkach i tu trzeba uważać na podatki. Jeśli pracownik kupuje sprzęt znacznie poniżej wartości rynkowej, może powstać u niego przychód z nieodpłatnego świadczenia, a w zależności od okoliczności znaczenie mają też przepisy o PIT i składkach ZUS. Przed taką sprzedażą ustal wartość rynkową sprzętu, sposób udokumentowania transakcji i zasady rozliczenia. To, że firma wykupiła laptop z leasingu za symboliczną kwotę, nie znaczy, że może go bez konsekwencji sprzedać pracownikowi za dowolną cenę.

Kiedy leasing maszyn jest lepszy od zakupu za gotówkę?

Największą zaletą leasingu jest zachowanie pieniędzy potrzebnych do prowadzenia firmy. Warto go rozważyć, gdy potrzebujesz nowej maszyny, a jednocześnie:

• masz duże wydatki na materiały i zatowarowanie,
• planujesz zatrudnić kolejnych pracowników,
• chcesz mieć rezerwę na nieprzewidziane koszty,
• realizujesz zamówienia z długimi terminami płatności,
• planujesz kolejne inwestycje i nie chcesz angażować wszystkich oszczędności w jeden zakup.

W takich sytuacjach odsetki leasingowe są uzasadnionym kosztem dostępu do kapitału. Nie warto jednak finansować wszystkiego. Jeśli sprzęt nie zwiększy możliwości firmy, a budżet nie udźwignie rat, leasing nie rozwiąże problemu, tylko go pogłębi. Przed podpisaniem umowy upewnij się więc, że inwestycja będzie realnie wykorzystywana, a firma poradzi sobie z miesięcznymi płatnościami.

Na co uważać przy leasingu maszyn i sprzętu IT?

Przy porównywaniu ofert przedsiębiorcy patrzą głównie na raty i sumę opłat, a równie ważne są zapisy umowy. Sprawdź, co dzieje się przy awarii urządzenia, jakie ubezpieczenie jest wymagane i ile kosztuje wcześniejsze zakończenie finansowania. Przy sprzęcie specjalistycznym ma to szczególne znaczenie, bo maszynę przemysłową trudniej odsprzedać niż popularny samochód, a leasingodawca bierze to pod uwagę przy ocenie wniosku. Upewnij się też, że finansujący akceptuje Twojego dostawcę i że przedmiot spełnia jego wymagania co do wartości, wieku i płynności na rynku wtórnym.

Przy IT dochodzi szybkie starzenie się technologii, więc zbyt długa umowa oznacza spłacanie sprzętu, który dawno wymaga wymiany. Z kolei przy maszynach pracujących sezonowo warto zapytać o raty sezonowe dopasowane do miesięcy największych przychodów. Nie każdy leasingodawca oferuje takie rozwiązania, dlatego przed decyzją dobrze porównać kilka instytucji.

Dlaczego warto porównać leasing poza ofertą dostawcy sprzętu?

Sprzedawcy maszyn często współpracują z jedną firmą leasingową i od razu przedstawiają klientowi gotową propozycję finansowania. To wygodne, ale nie gwarantuje najlepszych warunków. Jedna instytucja ma atrakcyjną ofertę na standardowe maszyny produkcyjne, inna lepiej finansuje sprzęt medyczny, a jeszcze inna proponuje elastyczniejsze rozwiązania dla firm IT. Różnice dotyczą kosztu leasingu, wpłaty własnej, okresu finansowania, wymaganych dokumentów i możliwości późniejszej zmiany umowy. Przy inwestycji za kilkaset tysięcy złotych nawet niewielka różnica w koszcie przekłada się na zauważalną kwotę.

Leasing maszyn, urządzeń i IT z ClickLease

W ClickLease finansujemy znacznie więcej niż samochody osobowe i dostawcze. Porównujemy oferty leasingu maszyn i urządzeń przemysłowych, produkcyjnych i medycznych, a także komputerów, serwerów i innych środków trwałych. Współpracujemy z ponad 40 bankami i instytucjami finansowymi, więc szybko sprawdzimy, które z nich sfinansują konkretne urządzenie i na jakich warunkach. Wystarczy, że prześlesz ofertę dostawcy albo fakturę pro forma, a my porównamy opłatę wstępną, raty, wykup, całkowity koszt i zapisy umowy. Przy sprzęcie medycznym zestawimy leasing z pożyczką leasingową, zwłaszcza gdy placówka jest zwolniona z VAT, a przy IT sprawdzimy, jaki rodzaj finansowania jest dostępny dla danego sprzętu lub oprogramowania.

Za naszą pomoc nie pobieramy prowizji od klientów, bo wynagrodzenie otrzymujemy od instytucji finansowych. Jeśli masz już ofertę leasingu, prześlij ją przez porównywarkę ofert ClickLease, a sprawdzimy, czy dostępne są lepsze warunki.

Czy zawsze warto zachować gotówkę i wybrać leasing?

Nie. Jeśli firma ma duże rezerwy, nie planuje kolejnych inwestycji i może kupić urządzenie bez ryzyka utraty płynności, zakup za gotówkę bywa bardziej opłacalny, bo nie ma kosztów finansowania, a sprzęt od razu należy do firmy. Leasing nabiera znaczenia tam, gdzie pieniądze zostawione na koncie mogą posłużyć do realizacji kolejnych zamówień albo zabezpieczenia działalności. Najlepiej widać to na przykładzie drukarni: gdyby właściciel przed zakupem plotera porównał gotówkę z leasingiem, mógłby zostawić część środków w firmie. Nie dałoby mu to gwarancji zdobycia kontraktu, ale zwiększyłoby szansę na skorzystanie z okazji.

Ostateczna decyzja powinna wynikać z porównania kosztów, skutków podatkowych i potrzeb gotówkowych firmy. Przy większej inwestycji pytanie nie brzmi tylko, czy stać Cię na zakup maszyny za gotówkę, ale też, czy po zakupie zostanie Ci wystarczająco dużo pieniędzy na dalsze prowadzenie działalności. Jeśli planujesz zakup maszyny, urządzenia medycznego albo infrastruktury IT, prześlij ofertę do ClickLease, a pomożemy ocenić, czy lepszy będzie leasing operacyjny, pożyczka leasingowa czy zakup za własne środki.