Kilometrówka – czym jest i jak ją rozliczać? Wzór dokumentów do pobrania

Kilometrówka – czym jest i jak ją rozliczać?

Clicklease przygotował dokumenty do użytku ogólnego, które zawierają regulamin wykorzystywania pojazdów służbowych w firmach oraz ewidencję przebiegu pojazdów.

Biorąc pod uwagę pewne wymogi dotyczące struktury ewidencji prowadzenia przebiegu pojazdu przygotowaliśmy dla Państwa również darmowy wzór, z którego mogą Państwo korzystać po pobraniu z najesz strony. Wymogi formalne dokumentu powinny zawierać m.in. numer rejestracyjny pojazdu, dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji, stan licznika.

Z pojęciem kilometrówki spotyka się wielu przedsiębiorców. Dzięki niej przedsiębiorcy mają prawo do rozliczenia użytkowania prywatnego lub służbowego samochodu używanego w celach firmowych bądź prywatnych. Praktyczne zastosowanie kilometrówki ułatwia prowadzenie księgowości.

Czym jest kilometrówka?

Kilometrówka to ewidencja przebiegu pojazdu, dotycząca osób, które korzystają z prywatnych samochodów na potrzeby działalności gospodarczej. Jest to także istotny element w przypadku firm, które rozliczają koszty związane z użytkowaniem pojazdów służbowych. Służy przede wszystkim jako dokumentacja w celu przedstawienia sposobu użytkowania samochód.

Istnieją dwa rodzaje kilometrówki:

1.Ewidencja przedsiębiorcy

Przedsiębiorca prowadzi kilometrówkę względem wprowadzonego auta do firmy z zamiarem wykorzystywania go służbowo, aby móc odliczyć 100% podatku VAT oraz 100% wydatków eksploatacyjnych.

2. Ewidencja pracownika

Pracownik, który zużytkowuje firmowe auto do prywatnych celów w sposób ciągły, jest zobowiązany do prowadzenia kilometrówki w systemie miesięcznym dla swojego pracodawcy.

POBIERZ REGULAMIN UŻYTKOWANIA:

Jak obliczyć kilometrówkę?

Obliczenie kilometrówki jest procesem, który polega na dokładnym sumowaniu przejechanych kilometrów oraz przeliczeniu ich według określonych stawek. Należy pamiętać o odnotowaniu każdej przejechanej odległości, aby mogła być uwzględniona w miesięcznym zestawieniu. Na przykład robiąc 20 tras w ciągu miesiąca, każda z nich musi być rozpisana, tzn. zawiera informacje o celu podróży, miejscu rozpoczęcia oraz zakończenia trasy, ilość przejechanych kilometrów oraz datę przejazdu.

Następnie wartość sumaryczną z przejechanych kilometrów rozlicza się według rocznych stawek. Norma różni się w zależności od roku oraz rodzaju pojazdu i pojemności silnika, którym dokonany był przejazd.

POBIERZ WZÓR EWIDENCJI PRZEBIEGU POJAZDU:

Kilometrówka a odliczanie VAT-u

Jednym z głównych powodów prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu jest możliwość odliczenia VAT-u od wydatków związanych z eksploatacją pojazdu, zwłaszcza w przypadku leasingu samochodów.

W Polsce przedsiębiorcy mogą odliczyć 50% lub 100% VAT-u od kosztów związanych z użytkowaniem pojazdu, w zależności od tego, czy pojazd jest używany wyłącznie do celów służbowych, czy także prywatnych. Aby odliczyć pełny VAT (100%), samochód musi być użytkowany wyłącznie w celach firmowych, a przedsiębiorca musi prowadzić pełną ewidencję przebiegu pojazdu, dokumentując każdy przejazd. 

Częściowe odliczenie VAT-u

W przypadku pojazdów używanych zarówno do celów prywatnych, jak i firmowych, można odliczyć 50% VAT-u od paliwa, serwisu, leasingu i innych wydatków związanych z pojazdem.

Pełne odliczenie VAT-u

Jeśli samochód jest użytkowany wyłącznie na cele firmowe, przedsiębiorca ma prawo do pełnego odliczenia VAT-u, pod warunkiem, że prowadzi dokładną ewidencję przebiegu pojazdu.

Kto jest zwolniony z obowiązku kilometrówki?

Oczywiście są wyjątki, w których ewidencja przebiegu pojazdu nie jest obowiązkowa. Między innymi mowa tu o sytuacjach, gdy:

1. wprowadzone auto do firmy wykorzystywane jest w celach mieszanych (firma oraz użytek prywatny)
2. korzystasz ze swojego prywatnego auta
3. mowa o samochodach ciężarowych o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 3,5 tony lub przeznaczonych do przewozu minimum 10 osób włącznie z kierowcą
4. są to samochody o dopuszczalnej masie całkowitej DO 3,5 tony, ale masz dla nich zaświadczenie VAT-1/VAT-2
5. rozliczasz się ze swoimi pracownikami, którzy wykorzystują prywatne auta na potrzeby firmowe
6. krótkookresowy najem samochodu lub forma użyczenia.

Podsumowanie

Kilometrówka jest prostym i praktycznym rozwiązaniem, które należy stosować do prawidłowych rozliczeń. Ułatwi kontrolowanie kosztów eksploatacyjnych oraz VAT-u, co znacznie ułatwi obniżenie obciążeń podatkowych.