Jak prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówkę), aby skutecznie odliczyć 100% VAT i wydatków eksploatacyjnych od auta osobowego? Temat ten często budzi wątpliwości, dlatego pokażę, co zrobić krok po kroku i podzielę się praktycznymi wskazówkami.
Dlaczego warto prowadzić kilometrówkę?
Ewidencja przebiegu pojazdu to kluczowy dokument, jeśli korzystasz z auta osobowego wyłącznie na cele firmowe. Dzięki niej możesz:
- Odliczyć 100% podatku VAT.
- Wliczyć 100% wydatków eksploatacyjnych w koszty uzyskania przychodu.
Pamiętaj jednak, że auto użytkowane wyłącznie firmowo nie może być wykorzystywane do celów prywatnych, takich jak zakupy czy wakacje.
Kiedy kilometrówka jest obowiązkowa?
Kilometrówkę musisz prowadzić, jeśli chcesz odliczać pełny VAT i koszty eksploatacyjne w przypadku samochodów osobowych (do 3,5 tony) użytkowanych wyłącznie firmowo. To nie wszystko – konieczne jest również:
- Złożenie deklaracji VAT-26 w urzędzie skarbowym.
- Sporządzenie regulaminu użytkowania pojazdu, który wyklucza jego użycie w celach prywatnych.
Oba te dokumenty znajdziesz w gotowej formie na naszej stronie internetowej.
Co powinna zawierać ewidencja przebiegu pojazdu?
Zgodnie z przepisami, kilometrówka powinna uwzględniać:
- Datę i cel wyjazdu.
- Opis trasy (miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży).
- Liczbę przejechanych kilometrów.
- Stan licznika na początku i końcu podróży.
Nie ma znaczenia, czy prowadzisz ją w formie papierowej, czy elektronicznej – kluczowa jest zgodność z przepisami.
Kilometrówka dla pracowników
Jeśli Twoi pracownicy wykorzystują prywatne auta do celów służbowych, są zobowiązani do prowadzenia kilometrówki w układzie miesięcznym. Na jej podstawie wyliczasz im zwrot kosztów przejazdu, mnożąc liczbę przejechanych kilometrów przez obowiązującą stawkę.
Obecnie stawki te wynoszą maksymalnie:
- 0,89 zł/km dla samochodów o pojemności silnika do 900 cm³.
- 1,15 zł/km dla samochodów o większej pojemności.
Kiedy kilometrówka nie jest wymagana?
Nie musisz prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu w następujących przypadkach:
- Używasz auta prywatnie i firmowo (tzw. tryb mieszany) – odliczasz 50% VAT i 75% kosztów eksploatacyjnych.
- Korzystasz z samochodów ciężarowych powyżej 3,5 tony.
- Masz zaświadczenie VAT-1/VAT-2 potwierdzające konstrukcję uniemożliwiającą użycie pojazdu prywatnie.
- Auto jest wykorzystywane na podstawie najmu krótkoterminowego.
Alternatywa dla kilometrówki – tryb mieszany
Jeśli nie chcesz prowadzić kilometrówki, możesz zadeklarować mieszane użytkowanie auta. W takim przypadku odliczysz 50% VAT i 75% kosztów eksploatacyjnych, ale możesz używać samochodu zarówno w celach firmowych, jak i prywatnych.
Praktyczne wskazówki
Na naszej stronie przygotowałem gotowy wzór ewidencji przebiegu pojazdu oraz regulamin użytkowania, które możesz pobrać i wykorzystać w swojej firmie. Zachęcam Cię do regularnego sprawdzania stanu swoich dokumentów i konsultacji z księgową.
