Jak księgować leasing samochodu osobowego w KPiR?

Pojazd wzięty w leasing na firmę pozwala na comiesięczną optymalizację podatkową. Tu jednak pojawia się problem w postaci tego, jak księgować leasing samochodu osobowego w KPiR. Wielu przedsiębiorców na początkowym etapie nie do końca wie, jak dokonywać takich rozliczeń. Sprawdź zatem, w jaki sposób powinno się prawidłowo księgować i rozliczać faktury za leasing oraz jak odliczyć leasing od podatku!

Spis treści: 

1. Leasing operacyjny – pośredni koszt działalności gospodarczej 
2. Księgowanie leasingu zgodnie z metodą kasową i memoriałową 
3. Jak księgować czynsz inicjalny?
4. Leasing operacyjny u czynnych podatników VAT 
5. Leasing – ile można odliczyć? 
6. Leasing – ile w koszty u podmiotów zwolnionych z VAT?

Jeśli właśnie zastanawiasz się, jak wziąć samochód w leasing na firmę, staniesz także przed dylematem dotyczącym jego księgowania. W przypadku przedsiębiorców, którzy do prowadzenia KPiR wykorzystują księgowość online, najczęściej to system automatycznie rozlicza faktury za leasing, uwzględniając wszystkie najważniejsze zmienne. Wiedza o tym, jak księgować leasing w KPiR pozwoli Ci jednak mieć pewność odnośnie do prawidłowości dokonywanych czynności.

Leasing operacyjny – pośredni koszt działalności gospodarczej 

Leasing operacyjny jest Twoim kosztem pośrednim, co będzie mieć znaczenie dla przedsiębiorców, którzy wybrali memoriałową metodę rozliczania kosztów. Przez koszty pośrednie należy rozumieć wydatki związane z Twoją firmą, które jednocześnie nie pozostają związane w sposób bezpośredni z osiąganymi przez Ciebie przychodami. Inaczej mówiąc, są to koszty dodatkowe, których nie da się połączyć z wytwarzanym produktem.

Księgowanie leasingu zgodnie z metodą kasową i memoriałową 

Dniem poniesienia kosztu uzyskania przychodu, zgodnie z treścią art. 22 ust. 6b ustawy o PIT jest dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.

W zależności od wybranej metody rozliczania kosztów – kasowej lub memoriałowej, należy pamiętać, że dla pierwszej z nich wydatki ujmuje się w roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Metoda kasowa to metoda uproszczona, przewidująca księgowanie kosztów w KPiR w dacie ich poniesienia. Nie ma przy tym znaczenia, czy dotyczą one obecnego roku, czy następnego. W tym przypadku nie wymaga się także stosowania podziału na koszty pośrednie i bezpośrednie. Do przedsiębiorców, którzy rozliczają się metodą memoriałową, zastosowanie znajdzie natomiast art. 22 ust. 5c ustawy o PIT, zgodnie z którego treścią koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą jednak okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą. W metodzie kasowej księgowanie kosztów na przełomie roku odbywa się natomiast w całości w momencie ich poniesienia. 

Przechodząc do księgowania faktur za leasing w KPiR – powinno odbywać się to zgodnie z widniejącą na niej datą wystawienia, co wynika z faktu, że rozliczenie towaru następuje przeważnie na początku miesiąca, z góry.

Jak księgować czynsz inicjalny?

Umowa leasingu przewiduje konieczność uiszczenia czynszu inicjalnego w określonej wysokości. Jest to opłata wstępna – bezzwrotna oraz płatna jednorazowo, która warunkuje zawarcie całej umowy. Oznacza to, że należy powiązać ją bezpośrednio z momentem zawierania umowy leasingu i w taki też sposób zaksięgować. Nie ma przy tym znaczenia, czy jako przedsiębiorca rozliczasz się metodą kasową, czy memoriałową. A zatem zaksięgowania czynszu inicjalnego należy dokonać w dacie wystawienia faktury i ująć go jednorazowo w kosztach.

Leasing operacyjny u czynnych podatników VAT 

Jeśli jesteś czynnym płatnikiem podatku VAT, to zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, przysługuje Ci prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Prawo do dokonania takiego odliczenia powstaje w dacie otrzymania faktury lub w jednym z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Dla umowy leasingu, na co wskazuje art. 19a ust. 5 pkt 4 lit. b) ustawy o VAT, obowiązek podatkowy powstaje w momencie wystawienia faktury. Fakturę za leasing operacyjny w przypadku czynnych płatników VAT należy zaksięgować zatem jako koszt w KPiR zgodnie z datą jej wystawienia. Wprowadzenie do rejestru VAT powinno nastąpić natomiast według daty otrzymania dokumentu. 

Leasing – ile można odliczyć? 

Gdy mowa o leasingu operacyjnym, którego przedmiotem pozostaje samochód, o wysokości odliczenia podatku VAT przesądzi sposób jego wykorzystania. Jeśli korzystasz z samochodu wyłącznie w celach firmowych, związanych z prowadzoną działalnością, masz prawo do odliczenia podatku VAT w pełnej wysokości, czyli 100% od każdej raty leasingowej oraz jednorazowo od opłaty wstępnej. Przedsiębiorcy, którzy zadeklarowali natomiast, że będą użytkować leasingowane auto w celach mieszanych (firmowych i prywatnych), odliczają jedynie 50% podatku VAT. 

Kolejną z zasad, o jakiej nie wolno zapomnieć przy księgowaniu w KPiR umowy leasingu na samochód oraz określaniu wartości raty leasingowej, jest jego wartość i rodzaj. Przypomnijmy, że od 2019 r. dla samochodów osobowych spalinowych branych w leasing wprowadzono limit 150 tys. złotych (ew. 225 tys. złotych w przypadku elektryków). W praktyce oznacza to, że leasingując samochód o wartości powyżej 150 tys. złotych, nie możesz ująć w kosztach uzyskania przychodu kwoty, która przewyższa ten limit. Raty leasingowe rozlicza się wtedy proporcjonalnie, do wysokości 150 tys. złotych. Więcej na ten temat pisaliśmy w naszym artykule: Leasing samochodu powyżej 150 tys. – wszystko, co musisz wiedzieć o kosztach w 2021 r.

Leasing – ile w koszty u podmiotów zwolnionych z VAT?

Jak wygląda księgowanie kosztów związanych z leasingiem operacyjnym u nievatowca? Podstawą dokonywania rozliczeń jest w tym przypadku art. 23 ust. 1 pkt 43 lit. a) ustawy o PIT. Wskazuje on, że za koszt uzyskania przychodu należy uznać podatek naliczony, nawet jeżeli podatnik jest zwolniony od podatku od towarów i usług. Przedsiębiorcy korzystający z podmiotowego lub przedmiotowego zwolnienia z podatku VAT mogą zatem ujmować w KPiR wydatki ponoszone na leasing operacyjny w pełnej wartości, czyli w kwocie brutto.